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【完全攻略ガイド】社員懇親会の幹事が絶対におさえている３つのポイント
初心者幹事さんでも失敗しない、 歓迎会や送迎会、懇親会などの会社のイベントを成功させるコツを解説します。
Contents
準備編
イベントを確実に成功させるためには１～２ヶ月前から準備します。
一人で幹事の仕事をこなせるか不安ならば、同期の仲間などと幹事チームを組み、各々担当を決めて取り組みます。
特に、イベントを盛り上げるケータリングのプランについては、ケータリングのプロ・店舗に任せることで、幹事の負担を減らせます。
日取り決めと予算決め
イベントの日取りと予算は、参加者にとってもケータリングの店舗にとっても重要な情報です。
1.日取り決め
- 主役の都合のよい日時を事前にリサーチする
- リサーチをもとに、候補日を復数あげる
2.予算決め
- 会費が会社負担か参加者負担かを経理に確認する
- 一人あたりの参加費を決める
- 参加費をいつ、誰が徴収するかを決める
参加費は事前徴収にしておくと、イベント当日の集金トラブルを回避することができます。
案内メールを送る
開催日時が決まった後、参加者へ案内メールを送ります。
- ・件名は、【懇親会のお知らせ】のように、一目で内容がわかるようにする
- ・パーティーを開催する目的と、参加を促す言葉を書く
- ・箇条書きで開催日、時間、参加費、担当の連絡先など基本情報を書く
- ・返信の締め切り日、誰に出欠を伝えるのかを書く
出席確認
誰が参加するのか、しっかりと把握できるように表などで参加の有無を管理します。
- 参加案内を出した人をリスト化する
- リストを使い出欠チェックする
ケータリングの内容決め
予算・人数を目安にしつつ、最適なプランを考えます。
- ・パーティーの目的・シーン・喜ばせたい人に合わせた料理を探すor問い合わせる
- ・見積もりの確認、予約
- ・実際のケータリング店舗との打ち合わせ
当日の段取り、イベントの企画決め
イベント当日の段取りや余興などの企画を決めます。挨拶や余興など、誰かにお願いする必要があれば事前に依頼をしておきます。
1.段取り
- ・大まかな段取りを書き出す
- ・開会の挨拶、締めの挨拶、乾杯の音頭など、誰に頼むかを決める
- ・挨拶などの依頼は、パーティーの目的と共に事前にする
開会の挨拶などを記載した台本を用意しておくと、当日スムーズに進行をすることができます。
2.イベント
パーティーの目的にあったイベントを企画することで、よりパーティーの参加者をもてなすことができます 。
- 会社の周年パーティーなら貢献社員の表彰式
- 新年会／忘年会ならビンゴ大会
- レセプションならノベルティ配布
- マグロの解体ショーで会場を盛り上げる…など
当日編
イベント当日の流れ
イベント当日、事前に計画した段取りの通りに進行します。イベントごとに仕切り方が異なります。
イベント終了後、幹事は二次会の誘導などを行います。
- ・二次会を予定している場合は、二次会会場へ誘導する
- ・参加者の見送り
- ・会場に忘れ物がないかを確認
- ・ケータリング費用の精算または請求書を受け取る
忘れ物の持ち主が見るからなかった場合は、当日中もしくは翌日朝に一斉メールなどで参加者へ情報共有をします。
さらにみんなを喜ばせるために
会社のイベントを成功させるために、目的をしっかり理解し、計画的に準備を進める必要があります。
年齢層に合わせた食事を選ぶ
会社のイベントでは、シーンによって主賓の年齢層が変化します。年齢層に合わせた料理を選ぶことも、パーティーの参加者を喜ばせるおもてなしです。
みんなが楽しめるイベントを考える
マジックショーやアーティストのミニライブなど、予算やイベントの雰囲気、年齢層を考えて依頼をすることで、更にイベントを盛り上げることができます。
