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【例文アリ】懇親会の案内メールの書き方を社内・社外別に紹介
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懇親会の案内メールを書く際、「どうすれば参加したくなるような、心を動かす案内メールが書けるのか？」とお悩みではありませんか。
この記事では、懇親会の成功を左右する案内メール作成のコツを社内・社外別に具体的な例文とともに解説します。
懇親会の案内メールを送る前に！チェックしておくこと
懇親会の案内メールを送る前に、必ず確認すべき重要な2つのポイントを紹介します。
懇親会の目的を確認する
懇親会の案内メールを作成する前に、懇親会の目的を明確にしましょう。
なぜ懇親会を開催するのかをはっきりさせることで、受け取り手の参加意欲を引き出します。
例えば、参加者同士が互いに知り合う機会を提供する、交流を深める、意見交換の場を設ける、参加者に感謝を示す、日頃の労をねぎらうなど具体的な目的が参加を促します。
開催に余裕を持って送る
懇親会の案内メールは、開催日の直前ではなく、余裕を持って早めに送ることが重要です。
理想としては、大規模なイベントの場合は開催2か月前、小規模なものでも開催2〜3週間前には送ることを目指しましょう。
早めに案内メールを送ることにより、参加者は出席の準備を整えやすく、また、出欠の確認やその他の具体的な準備もスムーズに行えます。 ギリギリの案内は参加率を低下させる可能性があるため、計画的に進めることが望ましいです。
懇親会の案内メールを書くときのポイント
次に、懇親会の案内メールを作成する際の重要なポイントを3つ紹介します。
わかりやすい件名にする
懇親会の案内メールは、件名をわかりやすくすることが重要です。
一般的な挨拶のフレーズだけでは内容が伝わらず、案内メールが他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
例えば、「懇親会のご案内」といったシンプルで直接的な件名は、受信者がメールの目的を一目で理解でき、開封率を高める効果があります。
件名に迷惑メールと誤解されるような要素は入れずに、懇親会の案内であることをはっきりと示しましょう。
出欠確認の返答期限を設ける
懇親会の出欠確認をスムーズに行うためには、返答期限を設けることが大切です。
参加者には、いつまでに返答が必要かを明確に伝えましょう。
返答期限を伝えることにより、出欠の回答が期限内に集まりやすくなり、計画的にイベントを準備することが可能となります。
「懇親会のご案内【○○月○○日までにご返信ください】」といった形で件名に締切日を併記することも、出欠の返答を促すのに効果的です。
用件は簡潔にまとめる
懇親会の案内メールでは、長い文章を避け、必要な情報を簡潔にまとめることが重要です。
ダラダラとした冗長な文章は読みにくいばかりでなく、受け取り手の興味をそぎ、内容が正確に伝わりません。
日時、場所、会費などの基本的な情報は箇条書きで分かりやすく記載し、受け取り手が一目で理解できるように工夫しましょう。
用件を簡潔にまとめて書くことで、情報が正しく伝わるだけでなく、受け取り手がすぐに理解して素早く対応できます。
懇親会の案内メールに最低限記載すること
懇親会の案内メールには以下の項目を必ず記載しましょう。
- 件名：「懇親会のご案内」など、内容をわかりやすく表現。
- 宛名：具体的な案内の対象者を明記。
- 差出人：幹事の名前を記載。
- 案内文：挨拶と参加のお願いを書く。
- 概要：開催日時、場所（公式HPやマップURLを含む）、会費の詳細、出欠の締切り、キャンセル規定などを記載。
- 出欠確認：返答方法、返信先、締切日を記載。
- 署名：差出人の部署名やメールアドレスなどを記載。
【社内・社外向け】懇親会の案内メールの例文
ここでは、社内と社外向けの懇親会の案内メールの具体的な例文を紹介します。
社内個人宛ての案内メール例文
件名：懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】
△△部長
お疲れ様です。総務部の□□です。
新年度を迎え、多くの新入社員が入社されました。この機会に、歓迎と交流の意を込めて懇親会を開催いたします。新入社員との親睦を深める絶好の機会ですので、ぜひご参加ください。
日時：20××年○月○日（○） 午後○時○○分より
場所：居酒屋●●● （東京都○○区○○1-2-3）
会費：4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルについては会費のご負担をお願いします。
出欠のご返信は○月○日までに、このメールにそのまま返信してください。
ご不明な点があれば、私、□□（内線1234）までお問い合わせください。
お忙しいところ恐れ入りますが、出欠のご返信を○月○日までにお願いいたします。
よろしくお願いします。
総務部 □□
社内一斉送信の案内メール例文
件名：営業部懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】
営業部各位
お疲れ様です。国内営業チームの□□です。
日頃のご慰労をかねて、以下のとおり懇親会を開催いたします。皆様のご参加をお待ちしております。
日時：20××年○月○日（○） 午後○時○○分より
場所：居酒屋●●● （東京都○○区○○1-2-3）
会費：4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルについては会費のご負担をお願いします。
何かご不明な点がございましたら、私、□□（内線1234）までお気軽にお問い合わせください。
ご多用のところ恐縮ですが、出欠のご返信を○月○日までにこのメールにていただけますと幸いです。
皆様のご参加を心からお待ちしております。
宜しくお願い申し上げます。
国内営業チーム □□
クライアント向けの案内メール例文
件名：懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】
○×株式会社
○○部△△様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
○○株式会社○○部の□□と申します。このたび、企業間の親睦を深めることを目的とした懇親会を開催いたします。以下の詳細をご確認いただき、ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。
日時：20××年○月○日（○） 午後○時○○分より
場所：居酒屋●●● （東京都○○区○○1-2-3）
会費：4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルについては会費のご負担をお願いします。
ご不明な点がございましたら、私、□□までお気軽にお問い合わせください。
出欠のご確認を○月○日までにこのメールにご返信いただけますよう、お願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
○○株式会社
○○部□□
取引会社向けの案内メール例文
件名：懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】
○×株式会社
○○部△△様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
○○株式会社○○部の□□です。日頃は当社との連携に深いご協力をいただき、心より感謝申し上げます。
このたび、両社の連携強化及び情報共有を目的としたオンライン懇親会を計画しております。ざっくばらんな交流の場として設ける予定ですので、ぜひともご参加いただけますと幸いです。
日時：20××年○月○日（○） 午後○時○○分より
場所：居酒屋●●● （東京都○○区○○1-2-3）
会費：4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルについては会費のご負担をお願いします。
ご不明点がございましたら、どうぞお気軽に私、□□までお問い合わせください。
出欠のご返信は○月○日までにこのメールにてお願いいたします。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
○○株式会社
○○部□□
【カジュアル向け】懇親会の案内メールの例文
ここでは、上で紹介した例文よりも、部署内や親しいメンバーのみで開催する場合など、少しくだけたカジュアルな雰囲気の案内メールの例文を紹介します。
カジュアル向けの案内メール例文
件名：懇親会のお知らせ
メンバーの皆様（必要に応じて個人名）
いつもお世話になっています、□□です。
来る20××年○月○日（曜日）、メンバー同士の交流を深めるために懇親会を開催します。リラックスした雰囲気で楽しい時間を共有しましょう。
日時：20××年○月○日（○） 午後○時○○分から
場所：居酒屋●●●（東京都○○区○○1-2-3）
会費：4,000円（当日受付にて）
参加を希望される方は、○月○日（曜日）までにこのメールにそのまま返信ください。キャンセルに関しては3日前以降のキャンセルは会費の負担をお願いします。
何かご質問があれば、幹事の□□（000-0000-0000）までお気軽にどうぞ。
皆様のご参加、心よりお待ちしております！
○○部□□
まとめ
この記事では、懇親会の案内メール作成のコツを社内・社外別に具体的な例文とともに解説しました。
重要なのは、懇親会の目的を明確にし、わかりやすい件名で余裕を持って案内メールを送ることです。
また、用件は簡潔にまとめ、日時や場所、会費などの必要事項は箇条書きにし、出欠の確認方法についても具体的に記載することが参加率を高めるためには不可欠です。
相手にとってわかりやすい案内メールを送ることを心がけましょう。
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