【幹事必見】忘年会の失敗しないお店選び｜場所選びのコツ・選び方とは

 

「今年の忘年会の場所選びを任されたけど、どこで開催したらいいのだろうか」

そんな悩みを抱える忘年会の幹事も多いのではないでしょうか。

会場選びは参加者全員が楽しめる会を作るための重要なステップです。

本記事では、忘年会の会場選びに必要な情報を詳しく解説し、定番である居酒屋、ホテルの宴会場、レストラン、屋形船など、定番の会場のメリットとデメリットを紹介します。

本記事を読むことで、忘年会の会場選びで重要なポイントである、最適な予算や日程の決め方、参加人数、開催エリアなどに関する知識が深まり、忘年会の計画がスムーズに進むでしょう。

そして、参加者全員が満足する楽しい忘年会を実現させましょう。

忘年会の会場選びに必要な情報

忘年会の会場選びは幹事にとって重要な仕事です。

参加人数や予算、アクセスの良さなど、事前に確認すべき情報をまとめることで、スムーズな会場選びが可能になります。

この項目では、忘年会の会場選びを成功させるために事前に用意しておくべき情報について詳しく説明します。

開催日程

忘年会の開催日程を決める際には、参加者全員ができるだけ参加しやすい日程を選ぶことが重要です。

まず、参加者のスケジュールを把握するために、事前にアンケートを実施するのがおすすめです。

GoogleフォームやSurveyMonkeyなどのオンラインツールを利用すれば、簡単にアンケートを作成し、集計することができます。

次に忘年会の開催日程は、一般的に12月中旬から下旬に設定することが多いです。

ただしこの時期はどの会場も混雑するため、早めの予約が必要です。

特に人気のある会場や大人数を収容できる場所は、数ヶ月前から予約を開始するのが望ましいです。

また、平日よりも週末の方が参加率が高くなる傾向がありますが、週末は他のイベントと重なることも多いため、注意が必要です。

そのため、週末と平日の両方の候補日を設定し、参加者に確認するのが良いでしょう。

さらに、忘年会の開催時間も重要です。

仕事帰りに参加できるように、開始時間を調整することが大切です。

例えば、平日の場合は19時以降、週末の場合は18時頃から開始するのが一般的です。

予算

忘年会の予算設定は、会場選びの重要なポイントです。

一般的に、会社の忘年会の1人当たりの予算は5,000～10,000円が多いです。

これは料理や飲み物の費用に加え、余興や景品の費用も考慮に入れた金額です。

例えば、小規模な会社の場合、1人当たり5,000円程度で手頃な居酒屋を選ぶことが多いですが、大規模な会社の場合は、ホテルの宴会場を利用し、1人当たり10,000円程度の予算を設定することがあります。

さらに、忘年会の予算を設定する際には、食事や飲み物だけでなく、余興や景品の費用も考慮することも必要です。

余興は参加者の楽しみを増やし、忘年会の雰囲気を盛り上げるための重要な要素です。

そのため、予算内でできる範囲で、工夫を凝らした余興を企画することが求められます。

参加人数

事前に忘年会の参加人数を把握しておくことは、会場選びにおいてトラブルを防ぐためにも非常に重要です。

まずは、日程を決めた時と同じように、事前に出欠確認のアンケートを実施しましょう。

アンケートには、参加の可否だけでなく、同時に参加可能な日程や希望する会場の条件なども含めると、より具体的な情報がまとめて得られます。

開催前には、参加人数を確定するためにリマインダーを送ることも効果的です。

メールやチャットツールを利用して、回答期限を設定し、期限が近づいたらリマインダーを送信しましょう。

また、欠席者への配慮も忘れてはいけません。

参加できない人にも楽しんでもらうために、後日、忘年会の写真や動画を共有するとよいでしょう。

また、可能であれば、参加者全員に感謝のメッセージや小さなギフトを用意するのも良いでしょう。

開催エリア

忘年会の開催エリアを選定する際には、参加者全員がアクセスしやすい場所を選びましょう。

まず、参加者の住んでいる場所や勤務先の位置を考慮し、全員が無理なく集まれるエリアをリストアップしましょう。

次に、公共交通機関の利便性を確認します。

主要な駅やバス停から近い会場を選ぶことで、参加者が迷わずスムーズに到着できます。

特に、終電や最終バスの時間帯を考慮し、帰りの便が確保できるようなエリアを選ぶことが大切です。

また、開催エリアの治安や雰囲気も考慮しましょう。

安全で賑やかなエリアであれば、参加者が安心して楽しめます。

繁華街や商業施設が近くにあるエリアは、二次会の場所を見つけやすいというメリットもあります。

さらに、エリア内の会場の種類や数もチェックします。

飲食店や宴会場が多くあるエリアを選ぶことで、予算や参加人数に合わせた柔軟な会場選びが可能になります。

例えば、居酒屋、レストラン、ホテルの宴会場など、複数の選択肢を持つことができるエリアを選ぶと良いでしょう。

形式

忘年会の形式を選ぶ際には、料理のジャンルや立食形式かどうかなど、参加者の好みや会の趣旨に合わせた選択が求められます。

まず、料理のジャンルについて考えてみましょう。

一般的な選択肢としては、和食、洋食、中華料理などがあります。

参加者の年齢層や好みに応じて、幅広いメニューを提供できる会場を選ぶことが大切です。

例えば、若い世代が多い場合は、イタリアンやフレンチなどの洋食が人気ですが、年配の方が多い場合は、和食や懐石料理が喜ばれることが多いです。

次に、パーティーの形式について考慮しましょう。

立食形式（ビュッフェスタイル）と着席形式があります。

立食形式は、参加者同士のコミュニケーションを活発にするのに適しています。

自由に動き回ることができ、多くの人と交流できるため、大規模な忘年会に向いています。

一方で着席形式は、ゆったりと食事を楽しむことができ、落ち着いた雰囲気を作り出します。

少人数の会や、フォーマルな雰囲気を求める場合に適しています。

また、飲み放題の有無も重要なポイントです。

忘年会では、アルコールを楽しむ機会が多いため、飲み放題プランを選ぶことで、参加者全員が気兼ねなく楽しめます。

忘年会の定番の会場

忘年会を成功させるためには、会場選びが非常に重要なポイントです。

定番の会場には、それぞれの魅力や利便性があります。

ここでは、多くの人々に支持されている忘年会の定番会場を紹介します。

さまざまな会場の特徴を理解し、参加者全員が楽しめる忘年会を実現するためのヒントを提供します。

居酒屋

忘年会の定番の会場である居酒屋のメリットとデメリットを紹介します。

メリットは下記の通りです。

・居酒屋はアクセスが良く、ほとんどの主要駅周辺に立地しているため、参加者が集まりやすい

・カジュアルな雰囲気があり、リラックスした環境で過ごせる

・多様なメニューが揃っているため、各自の好みに合わせた料理や飲み物を楽しむことができる

・飲み放題プランを提供している居酒屋も多く、予算管理がしやすい

・定額で飲み物が提供されるため、費用を抑えつつ、全員が楽しめる

・店内のレイアウトが柔軟で、大人数でも対応可能な個室や座敷を備えている

デメリットは下記の通りです。

・カジュアルすぎる雰囲気がビジネスシーンには適さない

・重要な取引先や上司との忘年会では、もう少しフォーマルな場所が好まれる

・人気の居酒屋は予約が取りにくく、早めに計画を立てる必要がある

・店内が混雑することが多いため、落ち着いた環境でじっくり話をしたい場合には不向き

ホテルの宴会場

次に、ホテルの宴会場のメリットとデメリットについて紹介します。

メリットは下記の通りです。

・ホテルの宴会場は高級感があり、フォーマルな雰囲気を求める場合に最適

・ビジネスシーンや重要な取引先を招待する場合にも、ホテルの宴会場は信頼感や格式を演出できる

・広々とした空間を提供しているため、大人数の宴会でも対応可能

・ホテルの宴会場では、専属のスタッフがサービスを提供してくれるため、細かな配慮が行き届いたおもてなしが期待できる

・料理のクオリティも高く、多彩なメニューから選択できるため、参加者全員が満足できる食事を楽しめる

・音響設備や照明設備が充実しているため、余興やスピーチなどの演出もスムーズに行える

デメリットは下記の通りです。

・費用が高額になりやすい点

・高級感やサービスの質が高い分、予算に余裕がない場合には負担が大きくなる可能性がある

・予約が取りにくいことも多いため、早めに計画を立てて予約を確保する必要がある

・フォーマルな雰囲気が強いため、カジュアルに楽しみたい場合には少し堅苦しく感じることもある

・リラックスした雰囲気で楽しみたい参加者には、別の会場の方が適している可能性がある

レストラン

次に、レストランで忘年会を行うことによるメリットとデメリットを紹介します。

メリットは下記の通りです。

・レストランは多様な料理ジャンルを提供しており、和食、洋食、中華など、参加者の好みに合わせた選択が可能

・特定の料理にこだわりがある場合や、美食を楽しみたい場合には、レストランが最適

・レストランは個室やプライベートダイニングを提供しているところも多く、プライバシーを保ちながら楽しい時間を過ごす

・レストランの雰囲気はカジュアルからフォーマルまで幅広く、忘年会のテーマや参加者の雰囲気に合わせた会場選びができる

デメリットは下記の通りです。

・席数が限られているため、大人数のグループには不向きな場合がある

・人気のレストランは予約が取りにくく、特に忘年会シーズンには早めの予約が必要

・料理のコースや飲み放題プランなど、細かな調整が必要になることも多いため、事前の打ち合わせが重要

屋形船

次に、忘年会を屋形船で開催することによるメリットとデメリットについて紹介します。

メリットは下記の通りです。

・非日常的な体験を提供し、参加者に強い印象を与えることができる

・船上での宴会は風景を楽しみながら進むため、夜景や川辺の風景を眺めながら食事や飲み物を楽しめる

・特に東京湾や隅田川などの人気スポットを巡るコースは、観光気分も味わえるため、参加者にとって特別な思い出となる

・和風の料理が提供されることが多く、海鮮料理や天ぷらなどの新鮮な食材を使った料理を楽しめる

・季節に応じたメニューが用意されるため、旬の味覚を堪能できるのも魅力

・多くの屋形船は飲み放題プランを提供しており、予算管理がしやすい

デメリットは下記の通りです。

・揺れがあるため、船酔いしやすい人には不向き

・参加者の体調を考慮する必要がある

・定員が限られているため、大人数での利用が難しい場合がある

・事前に参加人数を確認し、予約を早めに行うことが大切

・天候に左右される点も注意が必要

まとめ

忘年会の会場選びで最も重要なことは、参加者全員が楽しめる環境を提供することです。

これは、予算や参加人数、開催日程、開催エリア、そしてパーティー形式など、多くの要素を総合的に考慮し、最適な会場を選ぶことで実現できます。

さらに大切なことは、各会場のメリットとデメリットを理解し、状況に応じた選択をすることです。

居酒屋のカジュアルさやホテルの宴会場の高級感、レストランの多様性、屋形船の特別な体験など、それぞれの特徴を活かして、参加者の期待に応える忘年会を計画しましょう。

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