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忘年会や宴会後に送るお礼メールの書き方は？気をつけるポイントも紹介
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忘年会や宴会において幹事をした場合、宴会後にお礼メールを送るところまでが大切な役割となります。
しかし、近年ではLINEをはじめとしたSNSの発達もあり、お礼メールの書き方に悩むという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、忘年会など宴会後に送るお礼メールについて、メールの基本的な構成やチェックポイント・相手別の例文などを紹介します。
幹事に慣れていない方やお礼メールで困っている方は、参考にしてみてください。
お礼メールを送るタイミング
基本的には当日中か翌日の午前中までに送信するようにしましょう。
何時までと明確な期限が決まっているわけではありませんが、大切なのは「なるべく早く送る」ということです。
後述するように、相手によって文章を変えたり送る構成を変えたりと大変ですが、あまり遅くなりすぎないようにするのがマナーです。
しかし、当日でも時間が遅くなった場合や、翌日が休業日の場合には配慮が必要です。
「お休みのところ失礼いたします」という言葉を文頭につけるなど、相手の状況に合わせて内容を書き換えてください。
メール本文の基本的な構成を押さえる
送る相手や関係性によっては多少異なりますが、宴会後に送るお礼メールにはある程度のテンプレートがあります。
基本的な構成を以下に紹介しますので、白紙から書いている方はここから始めてみましょう。
・件名
・送り先の名前
・文頭のあいさつ
・お礼の一言を添える
・忘年会、宴会での思い出や感想
・締めの言葉
・自分の名前
相手の名前や自分の名前・お礼の一言に関してはそこまで悩まないかもしれませんが、文頭の挨拶や宴会の感想・締めの言葉は悩みますよね。
この後紹介しますので、ぜひそちらも読んでみてください。
上記以外にも、相手によっては宴会の会計を入れるなど、書く内容は変わってきます。
あくまで、テンプレートに合わせるのではなく「相手に送る文章として適切か」を客観視して判断することが大切です。
メールを送る前にチェックするべきポイント
ここからは、メールを書く・送る前にチェックしておきたい項目を紹介します。
これらのポイントを意識するだけで、ベターな文章が書けるようになりますし、最低限のマナーを守ったメールを作成できます。
ぜひ、全ての内容をチェックし、抜けがないようにしましょう。
文章を決まり切ったものにしないよう努力する
メールの内容が決まり切ったものにならないように努力することが大切です。
自分では気をつけていても「知っている文章」で構成しがちになるため、決まり切った内容になるケースが多いのです。
いわゆる「テンプレート」になってしまうと、受け取った相手によっては残念に感じてしまうかもしれません。
後述するメールの例文を読んで、自身の中でメールの語彙を増やしておきましょう。
誤字や脱字がないか確認する
お礼メールに限ったことではありませんが、誤字や脱字がないようにするのは必須のマナーです。
相手が解釈できるくらいのミスであれば許してくれることもありますが、名前や会社名を間違えると大問題です。
何回か読み返して、ミスがないようにメールを作成しましょう。
一緒に幹事をした人や同僚などがいれば、他者にメールの内容を確認してもらうのも１つの手段として有効です。
次回につながる一言や締めの言葉を入れる
せっかくのつながりを今回限りで終わらせないためにも、締めの言葉を入れることも大切です。
決まり切った形式はないため、後述する例文を参考に考えてみましょう。
締めの言葉は、関係性を良好に保つ意味でも大切ですし、メールのまとまりを良くする働きもあります。
メインの内容を考えるので精一杯という方もいるかもしれませんが、締めの言葉まで集中して綴ることで全体としての印象も良くなりますよ。
基本的には会社のメールアドレスを使う
お礼メールは基本的に会社のメールを利用するようにしましょう。
現代ではLINEなどのSNSサービスが普及しているため、グループチャットなどを通して全員に連絡できますが、あくまでプライベート・仕事と分けて考える努力は必要です。
しかし、中には普段からチャットツールを用いてコミュニケーションを取っているという企業もあるかと思います。
その場合、文面や内容を精査したうえでチャットツールを使うのは失礼に当たらない場合もありますし、手軽でよいという認識で一致している企業もあります。
「基本的には会社のメール」というベースを頭に入れたうえで、ツール選択を間違わないようにする必要があります。
メールを送る相手によっては会計などの内容も入れる
一緒に幹事を行った相手や会計担当者などにお礼メールを送る場合、会計などの内容も併せて送る必要があります。
余った金額の用途や不足分の補填など、金銭管理にシビアな場合にはより正確な情報を送るよう心がけましょう。
基本的には支出・収入・残金を記載するのが一般的です。
相手・状況別で使える宴会後に送るお礼メールの例文
ここからは、相手や状況に応じて使い分けることができるお礼メールの例文を紹介します。
あくまで例文ですので、丸パクリするよりは自身で少しアレンジするようにしましょう。
宴会の内容や感想を入れる事ができれば、よりオリジナリティが出るためおすすめです。
上司へのお礼メール
件名：
〇〇部長
お疲れ様です。
昨日はお忙しい中、◯◯の会にご参加いただき、ありがとうございました。
（感想や思ったことを入れる）
※勉強になった話や日々の感謝などがおすすめです。
今後も努力してまいりますので、ご指導のほどよろしくお願いいたします。
自分の名前
基本的には役職名を付け、「様」や「さん」などは使いません。
上司が紹介してくれたお店であればお店を褒めたり、何か仕事の話をしたのであれば勉強になったことを書いたりすると好印象です。
同僚や部下へのお礼メール
件名：
〇〇様
お疲れ様です。
昨日は忙しい中、〇〇の会に参加してくれてありがとう。
初の幹事で緊張していたけど、〇〇のおかげで自分も楽しく参加できました。
普段もムードメーカーでいてくれるので、ありがたいなと思っています。
これからもよろしくお願いします。
自分の名前
同僚ではありますが、メールなので相手の名前には様を付けます。
文体や文末に関しては、関係性に応じて崩しても構いません。
言葉では伝えにくい感謝などをこの際に伝えてみるのもおすすめですよ。
取引先へのお礼メール
件名：
●●株式会社
〇〇部長
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 の 自分の名前 です。
先日はお忙しい中、弊社主催の〇〇の会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
お食事は十分に楽しんでいただけましたでしょうか。
至らぬ点もあったかと存じますが、
また機会がございましたら、今後もご参加いただけますと幸いです。
我々もさらなる努力を重ねてまいりますので、よろしくお願いいたします。
簡単ではございますがメールにて、ご挨拶申し上げます。
署名
取引先に送る場合は、一般的なビジネスメールに寄せて書いていきます。
相手のことを気遣う文章を入れることや、今後も良好な関係性を築けるように繋げる言葉など、丁寧なメール作成が大切です。
お礼メールに返信が来たらどうすればよいか？
お礼メールに返信が来ることもあるかと思いますが、関係性や必要に応じて対応することが大切です。
例えば、「こちらこそありがとう」という内容のみであれば返信する必要は無いですし、何かのお誘いや提案もある場合は返信しましょう。
あくまでお礼メールなので、別件になってやり取りが続きすぎないよう心がける姿勢は大切ですし、こちらから別件を持ちかけるのは控えましょう。
まとめ
今回は忘年会や宴会後のお礼メールの書き方について紹介しました。
メールは当日中や翌日の午前中のうちに送るのがよく、内容も決まり切ったものにならないように配慮する必要があります。
また、メールは一斉送信するのではなく、送る相手によって内容を変えるよう心がけましょう。
幹事に慣れていない方は、メールの作成にも時間がかかるかもしれませんが、ぜひ今回の内容を読んでオリジナルのお礼メールを作成してみてはいかがでしょうか。
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