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忘年会の案内文テンプレート | 社内や取引先などで使い分けられる例文も紹介
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年末に行われる忘年会では、参加者に案内状を送ることがあります。
現代ではメールや紙面・SNSなど様々な方法で周知が行われますが、いずれにおいても「案内文の書き方がわからない」という悩みを感じる方も多いのではないでしょうか。
特に、普段のメールとは一風異なった書き方をするため、文章やフォーマットで悩むケースも多いようです。
今回はそんな忘年会の案内文について、テンプレートや例文を紹介します。
社内用・取引先用など、使い分けられるものとなっていますので、送る相手によって最適なテンプレートを選びましょう。
忘年会の案内文を書く時のポイント
まずは忘年会の案内文を作成するうえで、注意しておきたいポイントを紹介します。
案内を送る時期や内容・案内方法など、いくつかポイントがありますので、順番に確認していきましょう。
忘年会の１ヶ月前には案内を送る
1ヶ月前には忘年会の案内文を送るようにしましょう。
日程調整や予約に時間がかかってしまい、直前になった場合は遅くとも1週間前には送るようにします。
既に参加者が決まっており、リマインドのような形での案内であれば急ぐ必要はないのですが、取引先を招待する場合や社員の家族が参加する場合などは早めに案内を送るのがポイントです。
送る相手に合わせた内容にする
案内文は送る相手によって内容を変えましょう。
一斉送信でもダメではありませんが、社外へ間違って送ってしまったり、文面がかしこまりすぎたりするケースもあります。
少なくとも、社外・社内・一般向けの3種類は作成すると安心です。この後テンプレートも紹介しますので、参考にしてみてください。
案内の方法をあらかじめ決めておく
忘年会の案内を送る方法もあらかじめ決めておきましょう。
一般的なものには、メール・はがき・SNSやチャットなどの３通りがあります。
メール
最も多いのがメールで案内文を周知する方法です。
普段からメールを使っている場合や、社外へ案内を送る際などはメールがおすすめです。
一度に多くの人へ送れるため作業は楽になりますが、場合によっては見逃されてしまうリスクもあります。
はがき
主に社外や一般向けの忘年会を開催する時に用いられる方法です。
比較的ていねいな案内方法であり、メールよりも見落とされる可能性が低くなります。
一方で、印刷や発送などに手間を要するため、大量に送る場合は事前準備が必須となります。
SNSなど
現在ではチャットツールやSNSなどで情報共有を行っている企業もたくさんあり、SNSなどで忘年会の案内を送ることもしばしば見られます。
手軽に送信できるうえ、比較的スピーディーに周知できることから、この方法で案内することも増えているようです。
忘年会の案内文テンプレート
ここからは、忘年会の案内文テンプレートを紹介していきます。
社内用(3種類)・取引先用(２種類)・一般用の３種類を用意しましたので、使いやすい形でカスタマイズしてください。
社内用（一般的なもの）
件名: 忘年会のご案内【出欠回答〆切: 〇月〇日】
社員各位
本年度も終わりに近づいて参りました。日頃の労をねぎらい、社員の親睦を深めるため、以下の通り忘年会を開催いたします。ご多忙とは存じますが、ぜひご参加いただきますようお願い申し上げます。
出欠のご回答は〇月〇日までに、こちらのメールの件名を変えずにそのまま返信してください。
記
日時: 20xx年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所: 居酒屋〇〇（地下鉄〇〇線〇〇駅徒歩〇分）
住所: 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号: 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費: 4,000円（当日受付にて）
問い合わせ先: 幹事 〇〇部 〇〇
携帯: 090-xxxx-xxxx
社内用（ユーモアのある言い回し）
件名: 忘年会のお知らせ – 今年も盛り上がりましょう！
社員の皆様
こんにちは。今年もいよいよ終わりが近づいてきました！この一年間の疲れを癒し、楽しい時間を過ごすために、恒例の忘年会を開催します。お腹の底から笑い、ストレスを吹き飛ばし、元気な新年を迎える準備をしましょう！
詳細:
日時: 20xx年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分から
場所: 居酒屋〇〇（地下鉄〇〇線〇〇駅徒歩〇分）
住所: 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号: 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費: 4,000円（当日受付にて、笑顔も一緒にお持ちください！）
今年は特別ゲストとして、〇〇部の〇〇さんの一発芸も見られるかもしれません！（本人には内緒です！）
出欠のご回答は〇月〇日までに、このメールに返信してください。
あなたの参加が忘年会をさらに楽しくすること間違いなしです！
問い合わせ先: 幹事 〇〇部 〇〇
携帯: 090-xxxx-xxxx
皆さんのご参加を楽しみにしています！
取引先用（パターン１）
件名: 忘年会のご案内
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。さて、年末恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。日頃の感謝を込めて、ぜひご参加いただければ幸いです。
敬具
記
日時: 20xx年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所: 居酒屋〇〇（地下鉄〇〇線〇〇駅徒歩〇分）
住所: 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号: 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費: 4,000円（当日受付にて）
お手数ですが、ご出欠のご回答を〇月〇日までにご返信ください。
問い合わせ先: 幹事 〇〇部 〇〇
電話: 03-〇〇〇-〇〇〇〇（内線123）
取引先用（パターン２）
件名: 忘年会へのご招待
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
拝啓
貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。さて、今年も終わりに近づいて参りました。感謝の意を込めて、下記の通り忘年会を開催いたします。ご多忙とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時: 20xx年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所: 居酒屋〇〇（地下鉄〇〇線〇〇駅徒歩〇分）
住所: 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号: 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費: 4,000円（当日受付にて）
お手数ですが、〇月〇日までにご出欠の返信をお願い申し上げます。
問い合わせ先: 幹事 〇〇部 〇〇
電話: 03-〇〇〇-〇〇〇〇（内線123）
一般向け用のテンプレート
件名: 忘年会のご案内
皆様
拝啓
今年も残すところあとわずかとなりました。日頃のご愛顧に感謝の意を込めて、以下の通り忘年会を開催いたします。一般の方もご参加いただけますので、お友達やご家族もお誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
記
日時: 20xx年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所: 居酒屋〇〇（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
住所: 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号: 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費: 4,000円（当日受付にて）
つきましては、〇月〇日までに出欠のご回答をいただけますようお願い申し上げます。
お問い合わせ先: 幹事 〇〇
携帯: 090-xxxx-xxxx
皆様のご参加を心よりお待ち申し上げます。
敬具
まとめ
今回は忘年会の案内文テンプレートを紹介しました。
送る相手によって内容を変えることや、案内方法を事前に決めておくことなど、基本的な事項を守れば準備には苦労しないはずです。
忘年会は年に１回のため案内文も迷ってしまうかと思いますが、テンプレートを利用してオリジナルの忘年会の案内文を作成してみてくださいね。
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