忘年会はいつ行う？時期・日程の決め方や予約時のポイントを解説！

皆さんは「忘年会のシーズン」と聞くといつを想像しますか？
「年末・12月」など様々かと思います。今回は忘年会を開催する時期や日程の調整方法・お店を予約する際のポイントなど、忘年会のセッティングに役立つ情報を紹介していきます。
幹事向けに書いておりますので、年に一度の忘年会をトラブルなく迎えられるよう、ぜひ最後まで読んでくださいね。

忘年会シーズンとはいつなのか？

まずは「忘年会の時期」について解説していきます。一般的には12月に行うことが多い忘年会ですが、ケースによっては時期を早めることも珍しくありません。

忘年会が開催されることが多いのは12月中旬

一般的に忘年会が開催されることが多いのは、12月の中旬です。後半になると年末年始休暇に突入することや業務が忙しくなることもあり、あえてその前の中旬に行うことが多いようです。飲食店やホテルの宴会場など、忘年会の会場として予約が入る事が多いのもこの時期となります。

混雑を避けて早めに開催するケースもある

一般的には12月中旬とお伝えしましたが、混雑を避けることを目的にそれより早く開催することもあります。
12月の初旬や、場合によっては11月に忘年会を行うこともあるようです。
また、忘年会の参加人数が多くなったり、特別なサービスを希望したりする場合には混雑時期は予約が取れないことも多々あります。
そのため、元々11月を希望しているというグループも珍しくありません。

忘年会の予約はいつ頃取るのがよい？

忘年会のシーズンが分かったところで、ここからは予約の取得について紹介していきます。12月中旬に忘年会を開催する場合、いつまでに予約すればよいのでしょうか？想像がつかない方はぜひ以下の内容を参考にしてみてください。

基本的には１ヶ月以上前に予約する

基本的には１ヶ月以上前に予約を済ませるようにしましょう。
特に参加人数が多い場合などは、もっと早く予約したほうが安全です。
一般的な飲食店の予約であれば数週間前でも予約できますが、規模が違う忘年会は１ヶ月以上前に予約するのが基本のルールです。

人数が多かったり特記事項があったりする場合は２ヶ月以上前に予約

部署をまたいだ忘年会などで参加人数が多い場合や、特別なメニューを注文する場合などは2ヶ月以上前に相談・予約しましょう。
直前になってしまうと予約が取れなくなるリスクがあるうえ、会場が受け入れてくれない可能性もあります。
予約が早すぎて悪いことはあまりないので、極端にいえば「早すぎるくらいでも特に問題はない」ということになります。

忘年会の日程を決める際のポイント・進め方

ここからは、忘年会をセッティングする際の進め方やポイントを具体的に解説していきます。
忘年会ならではの注意点もありますので、ぜひ全て確認しておきましょう。

参加者の日程を確認することから始める

まずは参加者の日程を確認することから始めていきます。ここで大切になるのは「なるべく、役職者は全員参加できるようにすること」です。「上長が働いているのに部下で忘年会をしました」というのも気まずいですし、上下関係を深める場も兼ねていることから、なるべく役職者は全員参加できる日をピックアップします。もちろん、全員参加できるのが理想ではありますが、優先順位は押さえておきましょう。
日程の確認は、スケジュールなどをチェックしてもよいですが、直接聞くなど確実な手段を選択したほうが安心です。

全員が出られる日を複数ピックアップしてアンケートを取る

なるべく全員が参加できそうな日がピックアップできたら、3つくらい候補を挙げてアンケートを取りましょう。
ここで大切なのは「アンケート期限を設けること」です。いつまでもアンケートをしていると、日程が決まらず忘年会シーズンが迫ってきてしまいます。
そのため、「1週間以内」や「朝のうちに回答してほしい」など複数回呼びかけを行い、全員から日程希望が取れるように徹底します。

日程が決まったらすぐに予約を入れる

アンケートによって日程の希望が取れたら、すぐにお店へ連絡して予約を取るようにしましょう。
お店が決まっていればすぐに連絡したほうがよいですし、決まっていない場合は早急に探し始めましょう。
日程の選定に関しては、前述の通り「役職者が参加できること」と「なるべく多くの人数が参加できること」の2点を焦点に決めていくのがおすすめです。

忘年会の会場を予約する時のポイント

ここからは忘年会のお店・会場選びについて解説していきます。
たくさんの人が参加する忘年会では、会場選びを間違ってしまうと満足度が下がってしまいます。
全員が楽しく年末を迎えられるよう、最大限の配慮を心がけましょう。

全員が楽しめるようなお店を選ぶ

最も大切にしたいのが、全員が楽しめるようなお店・会場にすることです。
男性だけ・女性だけが楽しめるような雰囲気のお店では不満が出る原因になりかねませんし、提供される料理もクセが強くないものが推奨されます。

予算や日時・開催場所などたくさんの考慮事項がありますが、なるべく全てをカバーしたうえで全員が楽しめそうなお店を選んでおくと安心です。
また、ホテルの宴会場を使う場合や一部のお店では忘年会用のセットを用意していることもあるため、それを基準にお店を選定するのもおすすめです。

ドレスコードや注意点は事前に確認・周知する

忘年会の会場でドレスコードを指定している場合や、その他注意事項がある場合には、事前に参加者へ共有しておきましょう。
特に、ドレスコードに関しては「直前に言われても困る」というトラブルに繋がりやすい傾向があります。
こちらも予約前にお店へ確認を取り、日程調整のアンケートと同時に確認するのが安全です。

参加人数・予算の確認を徹底する

年末の時期は体調を崩しやすい人が多い上、業務の逼迫により一部スタッフは参加出来ない可能性もあります。
アンケートは取っていても、直前で予定が変わってしまう可能性もあるため、参加人数の確認は徹底しましょう。

お店側も予約時の参加人数で用意していることが大半のため、急な変更には対応できません。
予算が合わなかったり、お店に迷惑をかけたりしないためにも、人数確認や予算は定期的に確認しましょう。

提供サービスやキャンセル期限も念のため確認する

お店によっては「忘年会セット」とだけ紹介し、サービス内容が分からないこともしばしばあります。
また、急な人数変更や業務の逼迫によってやむを得ずキャンセルとなってしまう可能性もあるでしょう。
そのような不測の事態に備え、提供される予定のサービスやキャンセルの期限も事前に確認するようにしましょう。

レクリエーションや余興をするなら景品などの準備も忘れずに

忘年会において余興やレクリエーションを実施する場合はその用意も忘れずに行うようにします。
進行役の依頼や催し物のセッティング・景品の準備など、こちらも全員が平等に楽しめるようにするのがポイントです。

まとめ

今回は忘年会の時期やお店の予約について解説しました。
一般的なお店の予約とは異なり、忘年会の場合は1ヶ月から2ヶ月くらい前の予約が推奨されます。
特に、ホテルの宴会場を確保する場合はかなり早めに予約を取るのがおすすめです。
お店の選定においても「全員が楽しめるようにすること」を念頭におき、探すようにするのがポイントでした。

参加者全員が良い年末を迎えられるかは、忘年会の幹事にかかっています。
ぜひ今回の内容を参考に、忘年会を成功に導きましょう。

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